อรอนงค์ ศรีสุทธา

นางสาวอรอนงค์ ศรีสุทธา
สาขาเทคโนโลยีสำนักงาน
แผนกคอมพิวเตอร์ธุรกิจ

วัสดุและอุปกรณ์เพื่อการจัดเก็บ

การจัดเก็บวัสดุ
1.1 การจัดเก็บ
การจัดเก็บ เป็นกระบวนการการจัดเก็บวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ในงานช่างอย่างเป็นหมวดหมู่อย่างมีระเบียบ เป็นการแยกประเภทของวัสดุการใช้งานเก็บไว้ให้เป็นหมวดหมู่ ซึ่งเป็น
การนำ 5 ส มาใช้ ได้แก่ สะสาง (Seiri) สะดวก (Seiton) สะอาด (Seiso) สุขลักษณะ(Seiketsu)และสร้างนิสัย(Shitsuke) 5 ส เป็นกระบวนการของการจัดเก็บ ซึ่งนำไปใช้ในสถานประกอบการ
โรงเรียน และหน่วยงานต่าง ๆ ได้อย่างดียิ่ง
1.2 การจัดเก็บวัสดุและการใช้งาน
1.2.1 เก็บเครื่องมือ เครื่องใช้ให้เป็นที่และเป็นระเบียบ เช่น
* วัสดุมีคม และของแหลม ควรมีปลอดสวมไว้เพื่อป้องกันอันตราย
* วัสดุที่เกิดสนิม ซึ่งจะนำความเสียหายให้แก่ชิ้นงาน วัสดุ ควรเก็บไว้ให้ห่างจากความชื้นหรือชโลมด้วยน้ำมันเพื่อกันสนิม
* วัสดุที่เป็นพวกพลาสติกห่อหุ้ม ควรเก็บไว้ในที่มีอุณหภูมิไม่ร้อนและไม่เย็นเกินไป
*ควรเก็บวัสดุเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้ปฏิบัติงานให้อยู่ในสภาพปกติ
*ทำความสะอาดวัสดุหลังการใช้งานทุกครั้ง
*เก็บรักษาวัสดุและเครื่องมือไว้ในที่ปลอดภัย
*ของหนักไม่ควรเก็บไว้บนหิ้งสูง เพราะไม่สะดวกแก่การยกขึ้นลง
1.2.2 การจัดเก็บสารเคมี
สารเคมีได้เข้ามาเกี่ยวข้องกับชีวิตประจำวันของคนเราทั้งทางด้านอุปโภคและบริโภคอาจอยู่ในรูปของสิ่งของเครื่องใช้ วัสดุทางด้านอุตสาหกรรม เกษตรกรรม ดังนั้นผู้ที่เกี่ยวข้องกับสารเคมีนอกจากจะรู้วิธีใช้แล้ว ยังต้องรู้วิธีการจัดเก็บสารเคมีให้ปลอดภัยอีกด้วย การจัดเก็บมีหลายวิธี เช่น
1. เก็บให้ห่างจากมือเด็ก
2. เก็บในที่มีอากาศถ่ายเทได้สะดวก
3. หมั่นตรวจดูภาชนะเก็บให้มีความปลอดภัย
4. แหล่งกำเนิดสารเคมีควรมีระบบความปลอดภัย
5. สร้างที่ปกปิดกระบวนการผลิตหรือแหล่งของสารเคมีให้มิดชิด
6. ติดตั้งระบบดูดอากาศเฉพาะที่การเก็บต้องคำนึงถึงคุณสมบัติของสารเคมี8. ถ้าเป็นสารที่เป็นของเหลวไม่ควรบรรจุให้เก็บใส่ขวด
9. ไม่ควรเก็บสารเคมีให้ถูกแสงแดดโดยตรง เพราะสารจะเสื่อมคุณภาพ
10. ควรปิดฉลากที่ภาชนะบรรจุสารเคมี

1.3 เทคนิค 5 ส เพื่อดำเนินกิจกรรมความสะอาด
1.3.1 ความหมายของ 5 ส
- สะสาง แยกของที่ไม่ต้องการออกจากของที่ต้องการ
- สะดวก จัดของให้เป็นระเบียบเพื่อความสะอาดและปลอดภัย
- สะอาด ทำความสะอาดสถานที่ และอุปกรณ์เครื่องใช้เป็นประจำ
- สุขลักษณะ ทำให้เกิดสุขลักษณะโดยทำ 3 ข้อข้างต้นให้ดีขึ้น และรักษาให้ดีตลอดไป
- สร้างนิสัย ทำเรื่องทั้งหมดนี้ให้ติดเป็นนิสัย และปฏิบัติตามกฎระเบียบอย่างเคร่งครัด

https://wiki.stjohn.ac.th/groups/poly_basiscourse/wiki/6fe10/

ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร

ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร สามารถจำแนกได้ดังนี้ 1.เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง 2.เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการดำเนินงาน

3.เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ได้แก่ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับต่างๆ

4.เพื่อใช้สำหรับการบริหารประกอบการตัดสินใจ ได้แก่ การสำรวจเกี่ยวกับข้อมูลตัวเลขผลการวิจัย สถิติต่างๆของหน่วยงาน ถือเป็นข้อมูลสำหรับนักบริหารที่ใช้ในการตัดสินใจเกี่ยวกับการกำหนดนโยบายที่สำคัญ5.เพื่อช่วยในการดำเนินงานมีประสิทธิภาพ เช่น เอกสารที่อยู่ในระหว่างการดำเนินงานจะช่วยให้การติดต่อในเรื่องต่างๆ เป็นไปอย่างต่อเนื่อง ไม่ต้องเสียเวลาในการอ้างอิง สามารถดูได้จากเอกสารครั้งสุดท้าย ทำการติดต่อเพื่อแจ้งเรื่องราวทีต้องการสื่อข้อควากระดาษที่เป็นข้อมูลข่าวสาร จัดทำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษรหรือ

http://kapook98.blogspot.com/2008/08/records-filling-convenient-safety.html

ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสาร (อังกฤษ: Document management system) คือระบบคอมพิวเตอร์หรือกลุ่มของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ใช้ในการติดตามและเก็บบันทึกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ รูปภาพประกอบเอกสาร โดยใช้แนวคิดของ ระบบการจัดการเนื้อหา (Content management system ,CMS) ซึ่งมักจะถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบของระบบการจัดงานภายในองค์กร (Enterprise content management system,ECM) ซึ่งมีความสัมพันธ์กับการจัดการทรัพย์สินดิจิตอล (Digital asset management system,DAM) นอกจากนี้ยังมีหัวข้อที่เกี่ยวข้องและมีความสัมพันธ์อีกเช่น ระบบจัดการเก็บเอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ (Document imaging system) การจัดการลำดับงาน (Workflow system) และระบบการเก็บบันทึก (Records management system)

http://th.wikipedia.org/wiki/%E0%B8%A3%E0%B8%B0%E0%B8%9A%E0%B8%9A%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%88%E0%B8%B1%E0%B8%94%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B9%80%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3

องค์ประกอบของการบริหารงานเอกสาร

          การบริหารงานเอกสรในที่นี้ได้แบ่งงานหรือหน้าที่ในความรับผิดชอบของผู้บริการงานเอกสารได้  ดังต่อไปนี้

(1) การวางแผน

(2) การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร 

(3) การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสาร

(4) การเก็บรักษา

(5) การควบคุมงานเอกสาร

(6) การทำลายเอกสาร  โดยมีรายละเอียดในแต่ละขั้นตอนดังนี้

          1.  การวางแผน เป็นการเตรียมงานและเตรียมการปฏิบัติงานเอกสาร  เตรียมวัสดุ  อุปกรณ์  และสถานที่ในการจัดเก็บเอกสาร  เตรียมกำลังคนที่มีความรู้ในการจัดเก็บเอกสาร  รวมทั้งกำหนดนโยบายปฏิบัติงานต่าง ๆ  ดังนี้          

1)    นโยบายของแผน  โดยกำหนดลงไปว่าจะบริหารงานเอกสาร  โดยให้มีศูนย์กลางของเอกสารหรือจะแยกควบคุมตามหน่วยงานย่อย  หรืออาจใช้ทั้ง 2 ระบบ

2)    การฝึกอบรมพนักงาน   เพื่อให้การควบคุมงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ  พนักงานคนใดที่ได้รับมอบอำนาจให้รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารจะต้องมีความรู้ความชำนาญอย่างถูกต้องเกี่ยวกับการดำเนินการด้านเอกสาร  ถ้าพนักงานไม่มีความรู้ต้องจัดให้มีการฝึกอบรมก่อนเข้ามารับหน้าที่

3)    มาตรฐานระบบงาน  การบริหารงานเอกสาร  จะต้องมีการกำหนดมาตรฐานอันเดียวกันทั้งระบบ  เพื่อให้การบริการและการควบคุมทำได้ง่ายและสะดวก 

4)    กำหนดสถานที่เก็บเอกสาร  สถานที่เก็บเอกสารต้องจัดให้เป็นสัดส่วนแบ่งให้ชัดเจนลงไปว่า  ส่วนใดเก็บเอกสารรอทำลาย  ส่วนใดเก็บเอกสารสำคัญ  ส่วนใดเป็นงานระหว่างปฏิบัติ  โดยให้มีพื้นที่มี่เหมาะสมเพียงพอและให้ความปลอดภัยแก่เอกสาร

5)    กำหนดอายุของเอกสาร  โดยแจ้งให้พนักงานจัดเก็บเอกสารทราบว่า  เอกสารประเภทใดจะต้องเก็บไว้เป็นเวลานานเท่าใดจึงจะทำลาย  เอกสารใดจะต้องเก็บรักษาตลอดไปเอกสารสำคัญมีอะไรบ้าง

6)    กำหนดวิธีโอนเอกสาร  เพื่อให้มีที่เก็บเอกสารระหว่างปฏิบัติงานอย่างเพียงพอเมื่อเอกสารใดใช้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว ควรโอนไปยังที่เก็บเอกสารเฉพาะซึ่งจัดไว้โดยอาจโอนเป็นงวด ๆ  หรือโอนต่อเนื่องเรื่อย ๆ  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปริมาณของเอกสาร  ลักษณะของงานจำนวนพนักงานที่ดูแล  ตลอดจนนโยบายของผู้บริหารและวิธีการปฏิบัติงาน

7)    การกำหนดเอกสารสำคัญ  องค์การทุกแห่งย่อมจะมีเอกสารสำคัญเฉพาะของตนเองและเอกสารบางฉบับถือเป็นความลับสุดยอดของบริษัทไม่เปิดเผยให้บุคคลภายนอกรู้  ดังนั้นจึงต้องป้องกันความไม่ปลอดภัยต่างๆ  ที่จะเกิดขึ้นกับเอกสาร  นอกจากนั้นเอกสารอื่น ๆ  ก็อาจจำเป็นต้องเก็บไว้  เพื่อให้อ้างอิงตลอดไปเช่นกัน

8)    กำหนดวิธีการประเมินผลเพื่อหาข้อบกพร่องของแผนการบริการงานเอกสาร  อาจทำได้ทั้งขณะวางแผน  กำลังปฏิบัติการตามแผน  และเมื่อสิ้นระยะเวลาของแผนแล้ว  ซึ่งถ้าประเมินดูแล้วพบว่าไม่เป็นที่พอใจก็จะปรับปรุงให้ดีขึ้น

2.     การกำหนดหน้าที่และโครงสร้างของงานเอกสาร  เป็นการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ

ของผุ้ปฏิบัติงานเอกสารและกำหนดโครงสร้างของงานเอกสารว่าจะให้งานเอกสารเก้บไว้ที่ศูนย์กลางแห่งเดียวกัน (Centralization filing)  เก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ  (Decentralization filing)  หรือเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์กลางและหน่วยงานต่าง ๆ  โดยพิจารณาถึงข้อดีของแต่ละกรณีดังนี้ 

1)    การเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง  มีข้อดีคือปริมาณงานและอุปกรณ์ในการทำงานน้อย  บุคลากรมีความชำนาญเฉพาะด้านและทำงานมีประสิทธิภาพ  ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรและอุปกรณ์ ส่วนข้อเสียก็คือ  หน่วยงานต่าง ๆ  เมื่อต้องการใช้ข้อมูลจะขาดความคล่องตัวในการทำงาน

2)    การเก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ  มีข้อดี  คือ  เหมาะกับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นความลับ  การเก็บและการนำออกมาใช้สะดวกและรวดเร็ว  แต่มีข้อเสียก็คือ  วัสดุ  อุปกรณ์และพนักงานต้องกระจายตามหน่วยงานต่าง ๆ   ทำให้ไม่ประหยัดและวิธีปฏิบัติงานอาจแตกต่างกัน

3)    การเก็บไว้ทั้งที่ศูนย์และหน่วยงานต่าง ๆ  (Centralization and decentalization filing) การจัดเก็บวิธีนี้มีวัตถุประสงค์จะขจัดข้อเสียของทั้ง 2 วิธี การจัดแบบนี้อาจทำได้ดังนี้

(1) ให้หน่วยงานต่าง  ๆ  เก็บเอกสารของตน  และเพื่อให้เกิดการประสานงานกัน  และถือปฏิบัติเป็นระบบเดียวกันก็จะจัดให้มีศูนย์กลางการควบคุมทำหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารงานเอกสารขององค์การ

(2) แบ่งเอกสารส่วนหนึ่งเก็บแบบผสม  ส่วนหนึ่งเก็บไว้ที่ศูนย์กลาง  และอีกส่วนหนึ่งเก็บไว้ที่หน่วยงานต่าง ๆ  ทั้งนี้ต้องพิจารณาถึงลักษณะของงานและประเภทของเอกสารที่จัดเก็บ

3.     การออกแบบระบบจัดเก็บเอกสาร    เป็นการกำหนดว่าจะจำแนกเอกสารตามระบบใดระบบ

หนึ่ง  และกำหนดกระบวนการจัดเก็บเอกสารในแต่ละระบบนั้น  ซึ่งรายละเอียดได้กล่าวไว้ในหัวข้อระบบการจัดเก็บเอกสารและกระบวนการจัดเก็บเอกสาร

4.     การเก็บรักษา   การเก็บรักษาหนังสือแบ่งออกเป็นการเก็บในระหว่างปฏิบัติ  และเก็บเมื่อปฏิบัติ

เสร็จเรียบร้อยแล้ว  วิธีเก็บรักษา มีดังนี้

1)    การเก็บในระหว่างปฏิบัติ  เป็นการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จก็ถือว่าอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติหรือของผู้ที่รับเรื่องไว้

2)    เก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว  ผู้เก็บต้องทำหลักฐานการเก็บหรืออาจโอนเอกสารไปแยกเก็บไว้ต่างหาก  เพื่อประหยัดต้นทุนในการเก็บรักษา

5.     การควบคุมงานเอกสาร  เป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานเอกสารตั้งแต่เริ่มผลิตเอกสารไม่ว่า

จะเป็นการคิด  ร่าง   เขียน  แต่ง  พิมพ์  ทำสำเนา  ก่อนจะผลิตเอกสารขึ้นมาแต่ละชิ้น  ผู้ผลิตจะต้องมีการควบคุมอย่างรอบคอบและเมื่อผลิตแล้วก็ต้องควบคุมวิธีการใช้เอกสารตั้งแต่การเสนอ การรับ  การอ้างอิง  แล้วจึงนำไปเก็บรักษา  เพราะมีปัญหาที่เกิดขึ้นในการใช้เอกสารมาก   เนื่องจากมีการใช้เกินความจำเป็นหรือมีเอกสารมากจนไม่มีเวลาอ่าน  อีกปัญหาหนึ่งก็คือ  การขอยืมเอกสารอันจะนำมาซึ่งการคอย  การทวงถามและการสูญหายเกิดขึ้น  ทำให้ผู้เป็นเจ้าของเอกสารไม่ปรารถนาจะให้หน่วยงานอื่น ๆ  ขอยืมเอกสารของตน  และได้ใช้วิธีการการควบคุมการยืมเอกสารโดยใช้บัตรยืม  กำหนดเวลายืมจดบันทึกการขอยืมและติดตามเอกสารที่ถูกยืมไป  เพื่อป้องกันการลืม  การสูญหาย  เป็นต้น   นอกจากหน้าที่ดังกล่าวข้างต้นการควบคุมงานเอกสารยังมีการแก้ไขปรับปรุงการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น  เช่น  การกำหนดศูนย์กลางการควบคุม  การให้คำแนะนำ  การัดระบบ  การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานเอกสาร  โดยอธิบายถึงนโยบายการบริหาร  การจัดระบบและวิธีการัดเก็บเอกสารแก่พนักงาน  เป็นต้น

          6.  การทำลายเอกสาร   เอกสารที่ไม่มีประโยชน์แล้วอาจทำลายเสียโดยใช้เครื่องมือเาหรือโดยวิธีอื่น ๆ    ก่อนทำลายเสนอรายการชื่อหนังสือที่สมควรทำลายแก่ผู้บังคับบัญชาพิจารณาให้ทำลาย  มีข้อพิจารณาดังนี้

1)    เอกสารที่จะต้องเก็บรักษาไว้  มีเอกสารอะไรบ้างที่สำคัญและจะต้องเก็บไว้นานเท่าใด  หากไม่มีหลักเกณฑ์ที่รัดกุมแล้ว  อาจเป็นเหตุให้สูญเสียเอกสารที่สำคัญไป  และอาจก่อให้เกิดความเสียหายตามมา 

2)    เอกสารที่ต้องทำลายควรมีวิธีจัดการอย่างไร  ความลับจึงจะไม่รั่วไหลไปสู่บุคคลภายนอก

3)    แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร

          ดังนั้นปัญหาสำคัญจึงอยู่ที่ว่าจะตัดสินใจอย่างไรว่าเอกสารใดควรเก็บ  เอกสารใดควรทำลายทิ้ง  สิ่งที่ต้องคำนึงถึงก็คือ  ความสำคัญของเอกสารนั้น ๆ  จึงได้กำหนดคุณค่าของเอกสารลับเป็น  5  ประการ  คือ

1)    คุณค่าทางกฎหมาย  ถือว่าเป็นจุดสำคัญที่ต้องมีการเก็บรักษาเอกสาร  เพราะเอกสารทุกชิ้นล้วนมีคุณค่าในการใช้เป็นหลักบานทางกฎหมายทั้งสิ้น  ซึ่งจะนำไปแสดงต่อศาลได้เมื่อมีคดีความเกิดขึ้น

2)    คุณค่าทางด้านการบริหาร  เอกสารประเภทนี้มักได้แก่  ระบบคำสั่งคู่มือ  การปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ   ที่ใช้เป็นบรรทัดฐานในการดำเนินงาน  เอกสารเหล่านี้ต้องมีการเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักปฏิบัติต่อ  ๆ  ไป

3)    คุณค่าทางวิจัย  ได้แก่  ข้อมูลต่าง ๆ  ที่มีการศึกษาค้นคว้าเก็บไว้  ซึ่งสามารถใช้เป็นการประกอบการวางแผนงาน  หรือเป็นลู่ทางในการดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง

4)    คุณค่าทางประวัติศาสตร์ ได้แก่ เอกสารที่เกี่ยวกับการก่อตั้งบริษัท  รายชื่อผู้ถือหุ้น  ฯลฯ  ซึ่งถูกส่งไปเก็บไว้ที่ศูนย์เอกสารธุรกิจ  กรมทะเบียนการค้ากระทรวงพาณิชย์  เพื่อเป็นหลักฐานในการดำเนินงานของบริษัท  เอกสารเหล่านี้จะถูกเก็บไว้โดยไม่มีการทำลาย  ไม่ว่าบริษัทนั้น ๆ  จะยังอยู่หรือปิดกิจการไปแล้ว

5)    คุณค่าทางการแจ้งข่าวสาร  ได้แก่  เอกสารเกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ข่าวเกตุการณ์ทั่วไป    รวมทั้งคำปราศรัย  สุนทรพจน์  ฯลฯ  ซึ่งเป็นสิ่งที่ก่อให้เกิดความเข้าใจอันดี

          อายุการเก็บเอกสาร    จะพิจารณาว่าเอกสารใดกฎหมายกำหนดให้เก็บไว้นานเท่าใด  และไม่สิ้นเปลืองเนื้อที่หรือค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ  รวมทั้งความจำเป็นในการใช้เอกสาร   และอายุความของการฟ้องร้องทางกฎหมายเกี่ยวข้องกับเอกสารนั้น

          แนวทางการกำหนดอายุการเก็บรักษาเอกสาร  มีดังนี้

1)    ตามพระราชบัญญัติการบัญชี  ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า  10  ปี  นับแต่วันปิดบัญชี 

2)    ตามประกาศกระทรวงพาณิชย์  ให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารการลงบัญชีสำหรับปีนั้นมาแล้วไม่น้อยกว่า 5  ปี  นับแต่วันปิดบัญชี  หรือวันที่ลงรายการครั้งสุดท้ายในบัญชีเงินสด  ในกรณีที่ไม่มีการปิดบัญชีต้องมีหนังสือของกรมสรรพากร  แสดงว่าได้ชำระภาษีครบถ้วนแล้ว  สำหรับปีนั้น ๆ  และมีการยื่นคำของอนุญาตต่อสำนักงานบัญชีกลางก่อนทำลาย

3)    ตามกฎหมายแรงงาน  ให้นายจ้างซึ่งมีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่  10  คนขึ้นไปเป็นประจำ  จัดทำทะเบียนลูกจ้างและเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้างเป็นภาษาไทยและเก็บไว้  ณ สถานที่ทำงานพร้อมที่จะให้พนักงานตรวจแรงงานตรวจได้ทะเบียนลูกจ้างนั้น   อย่างน้อยต้องมีรายการต่อไปนี้  ชื่อ – สกุล  เพศ  สัญชาติ  วันเดือนปีเกิด  อายุ ที่อยู่ปัจจุบัน วันที่เริ่มจ้าง  อัตราค่าจ้างและประโยชน์ตอบแทน  วันสิ้นสุดของการจ้าง  ให้นายจ้างเก็บรักษาทะเบียนลูกจ้างไว้ไม่น้อยกว่า 2 ปี  นับแต่วันสิ้นสุดของการจ้างลูกจ้างแต่ละราย  เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรายการในทะเบียนลูกจ้างให้นายจ้างแก้ไขเพิ่มเติมทะเบียนลูกจ้างให้แล้วเสร็จภายใน  14  วัน  นับแต่วันที่มีการเปลี่ยนแปลงนั้น  สำหรับเอกสารเกี่ยวกับการคำนวณค่าจ้าง  ค่าล่วงเวลา  และค่าทำงานในวันหยุดนั้น  อย่างน้อยต้องมีรายการต่อไปนี้  วันและเวลาทำงาน  ผลงานที่ทำได้สำหรับลูกจ้าง  ค่าจ้าวตามผลงาน (เป็นหน่วย)  ค่าล่วงเวลา  ค่าทำงานในวันหยุด  ลายมือลูกจ้างลงชื่อรับเงิน

4)    เอกสารที่ต้องเก็บเอาไว้ตลอดไป  ได้แก่ เอกสารก่อตั้งบริษัท  ทะเบียน หุ้นส่วนทะเบียน  และข้อปฏิบัติต่าง ๆ  รวมทั้งรายงานการประชุม

5)    เอกสารที่ต้องเก็บไว้ 10  ปี ได้แก่  เอกสารประกอบการลงบัญชี  เอกสารการชำระภาษีอากร  ใบเสร็จรับเงิน

6)    เอกสารที่ต้องเก็บไว้  5  ปี  ได้แก่  สัญญาเงินกู้ที่ชำระเสร็จสิ้นแล้ว  หลักฐานการจ่ายค่าจ้างเงินเดือน 

7)    เอกสารที่ต้องเก็บไว้  1  ปี  ได้แก่  เอกสารทั่วไปที่ไม่มีความสำคัญ 

8)    เอกสารที่ต้องเก็บไว้  2  ปี  ได้แก่  หลักฐานการจ่ายค่าแรง  บริการ  ค่าเช่าต่างๆ และทะเบียนประวัติพนักงานที่ออกแล้ว

         

 หลักการเก็บที่กล่าวมาข้างต้นเป็นหลักเกณฑ์ทั่วๆ  ไป  แต่สำหรับการประกอบธุรกิจในกิจการแต่ละ

แห่งอาจไม่เหมือนกัน  ซึ่งผู้ดูแลรับผิดชอบควรจะได้มีการปรึกษาหารือกับผู้บังคับบัญชา  หรือผู้บริหาร  เพื่อให้ทราบนโยบายการเก็บรักษาเอกสารด้วยจะสามารถลดความวุ่นวายตามมาในภายหลัง

          มาตรการและขั้นตอนในการทำลายเอกสาร  เอกสาร  เมื่อหมดความจำเป็นที่จะต้องเก็บรักษาไว้ก็ควรจะทำลายไม่ปล่อยทิ้งไว้   แต่การทำลายต้องมีหลักเกณฑ์  ต้องควบคุมกันอย่างรัดกุม  นับตั้งแต่เริ่มขนย้ายไปจนกระทั่งการทำลายเสร็จ  มิฉะนั้นอาจเกิดความเสียหายตามมา  คือ  ความลับรั่วไหล  เอกสารสำคัญถูกทำลายโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์และเอกสารอาจถูกทำลายโดยเจตนา

          การที่ความลับจะรั่วไหลไปได้อาจมีผู้หยิบเอกสารบางอย่างไปตอนกำลังขนย้ายหรือเอกสารที่หลงเหลือจากการทำลายกลายไปเป็นหลักฐานสำคัญของคู่แข่งขันไป  ข้อเสนอแนะในการทำลายเอกสารมีดังนี้

1)    เอกสารสำคัญที่ถูกทำลายไปโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์อาจเกิดขึ้นได้ถ้าไม่เอาใจใส่ให้ดีพอ  เช่น  เวลาต้องการทำลายเอกสารจำนวนมาก ๆ  อาจมองแค่ผ่าน ๆ  ไป  โดยไม่พิจารณาให้ละเอียด  ดังนั้นจึงมีโอกาสที่เอกสารสำคัญ ๆ  จะหลงหูหลงตาถูกทำลายไปด้วย

2)    เอกสารถูกทำลายโดยเจตนาอาจมีใครที่แอบเอาหลักฐานสำคัญที่จะทำลายหลักฐานมาให้ผู้รับผิดชอบนำไปทำลายด้วย

3)    เพื่อป้องกันปัญหาต่างๆ  ที่จะเกิดขึ้น จึงได้กำหนดขั้นตอนการทำลายไว้ดังนี้ 

          ขั้นแรก  ต้องทำเรื่องของอนุมัติจากผู้บริหารว่าจะทำลายเอกสารนั้น  ๆ  แล้ว  จะได้ไม่เป็นการทำลายเอกสารโดยพลการ  นอกจากนี้เวลามีคดีอะไรเกิดขึ้นภายหลังก็สามารถอ้างได้ว่ารับคำสั่ง

 มา  

          ขั้นที่สอง  ตั้งคณะกรรมการขึ้นมาพิจารณาเอกสารที่จะทำลายโดยให้ผู้รับผิดชอบและเจ้าของอกสารมาร่วมพิจารณาพร้อม ๆ  กัน  ตัวแทนจากส่วนกลางและนักกฎหมายจะช่วยตัดปัญหาการทำลายเอกสารโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์ได้ 

          ขั้นที่สาม  หลังจากที่แน่ใจว่าเอกสารใดทำลายได้ก็จะเป็นขั้นตอนทำลายเอกสาร  ซึ่งจะต้องควบคุมการทำลายตั้งต้นจนจบ  เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายอย่างอื่นตามา   เช่น  ไม่ปรากฏข้อความใด ๆ  หลงเหลือให้ใครนำไปใช้ประโยชน์ได้อีก   ขั้นสุดท้าย  เมื่อเอกสารถูกทำลายเรียบร้อยแล้วก็ควรทำรายงานเพื่อเสนอต่อผู้บริหารเก็บไว้เป็นหลักฐานต่อไป

          เครื่องทำลายเอกสาร (Shredder)  วิธีการกำจัดเอกสารในสำนักงานที่ไม่ใช้แล้ว  อาจทำโดยขยำทิ้งลงตะกร้าผงหรือเผาทิ้งไปก็ได้  แต่สำหรับวิธีแรกย่อมไม่ใช่วิธีที่ดี  หากเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับความลับของบริษัทเพราะความลับอาจรั่วไหลได้  ส่วนวิธีกำจัดด้วยการเผาทิ้งก็ยุ่งยาก  เนื่องจากต้องจัดหาสถานที่เผาให้เหมาะสมซึ่งควันและกลิ่นจะไม่ไปรบกวนใคร  ดังนั้นวิธีที่น่าจะสะดวกด้วยและปลอดภัยก็คือ  ใช้เครื่องทำลายเอกสารนั้นเอง  เครื่องทำลายเอกสารสามารถทำลายเอกสารทั่วไปได้ประมาณครั้งละ 11  แผ่น  โดยใช้ความเร็วประมาณนาทีละ  11 เมตร  จะเหลือเอกสารที่ถูกทำลายแล้วเพียง  2  มิลลิเมตร (ถ้าเป็นระบบธรรมดา)  แต่ถ้าเป็นระบบครอสคัทจากเศษกระดาษจึงสามารถกลืนคลิปกระดาษหรือลวดเย็บ  ซึ่งติดไปกับเอกสารได้โดยไม่ทำให้ใบมีดสึกหรอ  ระบบควบคุมการทำงานของเครื่องเป็นระบบไร้เสียงรบกวน  มีระบบเดินหน้า – ถอยหลัง  (แก้ปัญหากรณีที่กระดาษติด)  และมีระบบสวิตซ์อัตโนมัติ  ซึ่งเพียงเปิดเครื่องทิ้งไว้แล้วป้อนกระดาษ     สวิตซ์ดังกล่าวจะควบคุมการเปิด – ปิด เครื่องเองโดยอัตโนมัติ  (จะทำการตัดไฟให้ทันที่ที่หยุดป้อนกระดาษ) เศษเอกสารที่ถูกทำลายแล้วจะถูกบรรจุในถุงพลาสติดที่ติดอยู่กับตัวเครื่อง

ระบบการจัดเก็บเอกสาร

          เอกสารมีความสำคัญต่อกิจการ  ในระยะเริ่มแรกของการตั้งสำนักงานใหม่   ความสำคัญของการเก็บเอกสารยังมีไม่มากนัก  แต่เมื่อหน่วยงานมีอายุมากขึ้นและมีขนาดใหญ่ขึ้น  ปริมาณเอกสารจะเพิ่มขึ้นตามการจัดเก็บเอกสารและการบริหารเอกสารจึงมีความสำคัญต่อกิจการเพราะกิจการต้องนำข้อมูลมาวิเคราะห์และนำผลของการวิเคราะห์มาพิจารณาแก้ไขปรับปรุงกิจการ

แหล่งอ้างอิง
http://www.google.co.th/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CCwQFjAA&url=http%3A%2F%2Fwww.tatc.ac.th%2Ffiles%2F08122511113930_11061514145155.doc&ei=rqxcUuWtE9HIrQfatoHoBA&usg=AFQjCNGBlwFeLnnFY1SfrkcRk9GchndPYg&sig2=7QxFaG3jbqpwiHgX_VbtAw